Toimistomuuton muistilista12 päätöstä ennen muuttopäivää

1. Nimeä yritykseltä yksi muuton omistaja

Valitse henkilö, joka tekee tai vahvistaa muuttoon liittyvät päätökset. Hän toimii yhteyshenkilönä muuttopalvelulle, kiinteistöille, IT:lle ja henkilöstölle.

Muuton omistajan ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että jokaisella osa-alueella on vastuuhenkilö ja määräpäivä.

2. Määritä, milloin työn pitää jatkua uudessa tilassa

Lähde liikkeelle lopputuloksesta: milloin ensimmäisen työntekijän pitää pystyä avaamaan koneensa ja aloittamaan työ uudessa toimistossa?

Kirjaa vähintään:

• viimeinen normaali työpäivä vanhassa tilassa
• muuton aloitus ja valmistumistavoite
• ensimmäinen työpäivä uudessa tilassa
• kriittiset tiimit tai työpisteet, joiden pitää toimia ensimmäisenä
• sallittu käyttökatko

Tämän jälkeen muuton vaiheet voidaan rakentaa tavoiteajasta taaksepäin.

3. Päätä, tehdäänkö muutto kerralla vai vaiheissa

Pieni toimisto voidaan usein siirtää yhtenä kokonaisuutena. Suuremmassa muutossa vaiheistus voi vähentää häiriötä: ensin arkistot tai varasto, sitten tiimit osastoittain ja lopuksi yhteiset tilat.

Vaiheistus auttaa myös silloin, kun uuden tilan kaikki osat eivät valmistu samaan aikaan. Jokaiselle vaiheelle tarvitaan oma sisältö, vastuuhenkilö ja hyväksymiskriteeri.

4. Tee siirtolista — ja yhtä tärkeä poistettava-lista

Merkitse kaikki siirrettävät kokonaisuudet:

• työpisteet ja tuolit
• neuvottelutilojen kalusteet
• vastaanotto ja taukotilat
• näytöt, telakat ja muut IT-laitteet
• arkistot ja lukittavat aineistot
• varasto ja markkinointimateriaalit
• erikoiskalusto tai painavat esineet

Tee rinnalle lista tavaroista, joita ei siirretä. Myytävät, lahjoitettavat, kierrätettävät ja tietoturvallisesti hävitettävät tavarat tarvitsevat oman käsittelytapansa.

5. Varmista uuden tilan pohjakuva ja paikkatunnukset

Jokaisella työpisteellä, huoneella ja suurella kalusteella pitäisi olla määränpää ennen pakkaamista. Käytä uuden tilan pohjakuvassa yksinkertaisia tunnuksia, esimerkiksi A-101 tai NEUV-2.

Sama tunnus merkitään:

• pohjakuvaan
• työpisteen laatikoihin
• siirrettäviin kalusteisiin
• näyttöihin ja telakoihin
• uuden tilan oveen tai työpisteeseen

Näin tavarat voidaan viedä suoraan oikeaan paikkaan. Lue lisää toimistomuutoista.

6. Suunnittele IT-laitteiden irrotus, siirto ja käyttöönotto

Päätä etukäteen, kuka vastaa mistäkin vaiheesta. Muuttopalvelu voi siirtää laitteet sovitusti, mutta yrityksen tai IT-kumppanin pitää usein vastata varmuuskopioista, järjestelmien alasajosta, verkkoyhteyksistä ja käyttöönotosta.

Tee laitekohtainen merkintä, joka yhdistää laitteen, kaapelit, käyttäjän ja uuden työpisteen. Ota tarvittaessa kuva kytkennöistä ennen irrottamista. Pidä kirjautumistiedot ja muu arkaluonteinen aineisto yrityksen omassa hallinnassa.

Katso tarkempi kuvaus IT-laitteiden muutosta.

7. Sovi arkistojen ja luottamuksellisen aineiston käsittely

Arkistot pitää siirtää niin, että järjestys säilyy ja aineiston käsittelyketju on selvä. Päätä:

• kuka pakkaa ja sinetöi aineiston
• miten laatikot numeroidaan
• kuka luovuttaa ja vastaanottaa ne
• missä aineisto säilytetään muuton aikana
• mikä aineisto voidaan hävittää ennen muuttoa

Henkilötietoja, sopimuksia tai muuta luottamuksellista materiaalia ei pidä jättää merkitsemättömiin avoimiin laatikoihin. Tutustu arkistomuuttoihin.

8. Tarkista kulkuoikeudet, hissit ja lastausalueet

Selvitä molemmista kiinteistöistä:

• lastausoven tai -alueen sijainti
• auton korkeus- ja painorajoitukset
• tavarahissin koko ja varaus
• portit, avaimet ja kulkukortit
• muutolle sallitut kellonajat
• lattia-, ovi- ja hissisuojauksen vaatimukset
• kiinteistön yhteyshenkilö muuttopäivänä

Jos kulkuoikeus puuttuu tai hissiä ei ole varattu, valmis muuttotiimi joutuu odottamaan. Nämä tiedot kannattaa vahvistaa kirjallisesti.

9. Päätä, kuka purkaa ja kokoaa kalusteet

Kaikki kalusteet eivät mahdu kulkureiteille koottuina. Merkitse purettavat kalusteet ja varmista, että osat, kiinnikkeet ja ruuvit pysyvät yhdessä.

Sovi myös, mihin kuntoon työpisteet jätetään:

• toimitetaanko kalusteet vain huoneeseen
• kootaanko pöydät ja hyllyt
• asetetaanko työpisteet pohjakuvan mukaisesti
• viedäänkö pakkausmateriaalit ja vanhat kalusteet pois

Katso purku- ja kokoamispalvelu.

10. Viesti henkilöstölle yksi yhteinen ohje

Anna henkilöstölle selkeä aikataulu ja kerro, mitä jokaisen pitää tehdä itse. Ohjeessa kannattaa olla:

• pakkaamisen määräpäivä
• mitä saa ja ei saa pakata
• työpisteiden merkintätapa
• henkilökohtaisten tavaroiden käsittely
• etätyö- tai väistöjärjestelyt
• ensimmäinen saapumisaika uuteen tilaan
• yhteyshenkilö ongelmatilanteisiin

Yksi yhteinen ohje vähentää ristiriitaisia tulkintoja ja viime hetken kysymyksiä.

11. Tee muuttopäivälle vastaanottojärjestys

Uudessa tilassa pitää olla henkilö, joka avaa ovet, tuntee pohjakuvan ja voi ratkaista poikkeamat. Vastaanotossa tarkistetaan, että tavarat menevät oikeille alueille ja kriittiset työpisteet valmistuvat ensin.

Pidä muuttopäivänä saatavilla:

• ajantasainen pohjakuva
• siirtolista
• vastuuhenkilöiden numerot
• kiinteistön yhteyshenkilön tiedot
• avaimet ja kulkukortit
• lista erityistä käsittelyä vaativista tavaroista

12. Varaa lopputarkistus ennen normaaliin työhön palaamista

Tarkista muuton päätteeksi ainakin:

• kriittiset työpisteet ja neuvottelutilat
• puuttuvat tai väärään paikkaan päätyneet tavarat
• kalusteiden kokoaminen
• IT:n käyttöönoton tila
• vanhan tilan tyhjennys
• pakkausmateriaalien ja poistettavien tavaroiden käsittely
• avainten ja kulkuoikeuksien palautus

Kirjaa avoimet asiat, vastuuhenkilöt ja määräajat. Muutto on valmis vasta, kun sovittu toiminta pystyy jatkumaan — ei silloin, kun viimeinen laatikko on kannettu sisään.

Tiivis toimistomuuton tarkistuslista

• Muuton omistaja ja osa-alueiden vastuuhenkilöt nimetty
• Käyttökatkon raja ja valmistumistavoite päätetty
• Muutto jaettu tarvittaessa vaiheisiin
• Siirrettävät ja poistettavat tavarat listattu
• Uuden tilan pohjakuva ja paikkatunnukset valmiit
• IT-vastuut ja laitemerkinnät sovittu
• Arkistojen käsittelytapa sovittu
• Kulkuoikeudet, hissit ja lastaus vahvistettu
• Kalusteiden purku ja kokoaminen sovittu
• Henkilöstöohje lähetetty
• Vastaanotto uudessa tilassa järjestetty
• Lopputarkistus aikataulutettu